Prodexy — Универсальная система управления задачами

Настройка воркфлоу любой сложности

Возможность настроить процесс обработки задач с использованием системы очередей. Задача можно маршрутизировать между очередями, а внутри очереди менять атомарный статус задачи (открыто/закрыто и т.п.). Очередью может быть отдел или логическая группа сотрудников как, например, первая и вторая линия технической поддержки. Для каждого типа задач можно настроить свой воркфлоу. Можно добавлять дополнительные условия, например, что переход в статус или перевод в очередь можно осуществить только, если задача согласована или по задаче списано время. Мы усердно поработали над системой вокфлоу, чтобы с помощью неё можно было реализовать практически любой рабочий процесс!

Учёт рабочего времени

Возможность списывать по задачам трудозатраты, ограничения периода списания времени (по-простому – сколько времени функция списания времени будет активна для завершенной задачи), чтобы дисциплинировать сотрудников. Трудозатраты за любой период можно проанализировать в различных разрезах (по проектам, по сотрудникам и т.д.). Возможность оперативного контроля трудозатрат путем утверждения списаний.

Аналитика

Аналитика позволяет измерять рентабельность инвестиций в проект, следить за вашими сроками, работниками и их успеваемостью. Возможность анализа на графике и в таблице количественных показателей по заявкам (сколько создано за период, сколько закрыто за период, сколько открыто на дату) и трудозатрат в различных разрезах (по проектам, типам заявок и т.д.). Кроме того, вы можете подключиться к системе Prodexy используя Excel и получать online доступ ко всем данным, которые есть в системе, для более глубокого анализа.

Календарное планирование

Наличие удобного инструмента планирования задач. Задания отображаются на календаре. Можно увидеть общую картину по срокам задач. Есть возможность отслеживать статус задач в контрольных точках, просматривать отчеты о выполнении, группировать по проекту, исполнителю, типу, статусу, приоритету.

Настраиваемые поля

Помимо основного состава информации по задачам можно добавлять дополнительные поля любого типа в соответствии с требованиями бизнеса. При необходимости вы можете создавать свои справочники и указывать их значения по задачам.

Оповещения по фильтрам

Возможность настройки оповещений по важным именно для вас событиям и только по тем задачам, которые требуют контроля, например оповещение при появлении аварийных заявок. Для этого достаточно указать условия для отбора нужных заявок и указывать список событий. Оповещения о том, что вам назначены заявки или от вас ожидается согласование по вопросам, связанным с заявкой, помогут не упустить важное в работе и вовремя отреагировать.

Контрольные точки

Возможность оперативного контроля выполнения задачи в обозначенные промежуточные отчетные даты. По задачам можно указать контрольные промежуточные сроки с ожидаемым процентом выполнения. При наступлении данных сроков собираются отчеты о выполнении работы. На календаре наглядно можно увидеть есть ли отставание от сроков в процессе исполнения задач.

Техническое обслуживание и ремонт (ТО и ППР)

Возможность построения графика технического обслуживания и плана-предупредительных работ с удобными инструментами контроля. Привязывайте работы к объектной модели вашего здания! Оперативный контроль выполнения запланированных работ в срок.

Приемка-сдача строительных работ

Ведение строительных объектов, регистрация выполненных работ по объектам и контроль процента сдачи по ним работ.

Согласование задач

Возможность настроить процесс согласования задачи. При этом передать задачу на какой-либо этап можно только после согласования конкретными лицами. Согласование может быть обязательным или не обязательным. Список согласующих может быть для каждой задачи индивидуальным.

Массовые операции с задачами

Возможность отобрать задачи и выполнить по ним массовые операции (изменить статус, переназначить на другого исполнителя и т.д.)

Возможность настройки отображения карточки задачи

Возможность централизованно настроить, какие поля будут видеть группы пользователей и в каком порядке. Возможность каждому пользователю индивидуально настроить последовательность отображения информации по задаче, выделить важные поля цветом.

Интеграция с внешней системой хранения документов

Хранение файлов во внешней системе хранения документов. Возможность работы с несколькими версиями файлов.

Указание нескольких исполнителей по задаче

Возможность назначить задачу сразу нескольких сотрудников для обозначения всех ответственных и для возможности параллельной работы по одной задаче.

Реестры данных

Возможность ведения реестров любых данных. В рамках задач можно регистрировать поступление или списание записей по настроенным реестрам. Например, можно учитывать закупку и расход материалов. При этом система позволяет контролировать, чтобы списание не превышало поступление.

По-простому – по задачам можно собирать и фиксировать данные любой структуры, а потом просматривать все собранные данные в едином интерфейсе и в том числе видеть, в рамках каких задач какая строка была заведена.

Оценка выполненных работ

Инициатор задачи может дать обратную связь по качеству выполненных работ, проставив оценку и сопроводив ее комментарием. Оценку можно поставить в том числе используя клиентский портал или клиентское мобильное приложение (используются, например, в it-аутсорсинге, как одни из каналов регистрации заявок).

Откладывание задач на время

Возможность отложить работу по задаче до конкретного времени с автоматическим возвратом задачи в работу, причем время, на которое отложено выполнение задачи не будет влиять на настроенный SLA.

Регистрация задач и комментариев по задаче через почту

Возможность автоматической регистрации задачи или комментария по задаче при отправке письма на почту. Просто поставьте в копию почту систему Prodexy и к задаче будет сохранятся вся почтовая переписка вместе с файлами!

Ведение протоколов

Автоматизирован процесс составления протоколов для совещания. Возможность переноса невыполненных задач из предыдущего протокола, указания по задачам в рамках протокола исполнителей, новых сроков, отчетов о текущем состоянии, отметки о принятии работ по задаче, подписания протокола. Печатная форма протокола формируется на основе данных по задачам протокола. Разработан удобный интерфейс – все задачи с отчетами о текущих состояниях на одном экране с возможностью внесения изменений! Идеальный инструмент для проведения совещаний и фиксации договоренностей!